Anasayfa > Çözümlerimiz > Organizasyon ve Süreç Tasarımı
Şirketler büyüdükçe yalnızca çalışan sayıları ve iş hacimleri artmaz. Yeni roller oluşur, birimlerin sorumlulukları değişir, karar alma süreçleri karmaşıklaşır ve daha önce kişisel ilişkilerle yürütülebilen işler artık sistemli bir yapıya ihtiyaç duyar.
Bu değişim zamanında yönetilmediğinde aynı görevler birden fazla ekip tarafından üstlenilebilir, bazı kritik sorumluluklar sahipsiz kalabilir ve kararlar olması gerekenden daha uzun sürede alınabilir. Süreçler çalışanların kişisel deneyimine bağımlı hale gelirken kurum içindeki iş birliği ve verimlilik de zayıflayabilir.
Ergene Consulting olarak organizasyon yapısını, insan kaynakları sistemlerini ve iş süreçlerini birbirinden bağımsız alanlar olarak ele almıyoruz. Bir organizasyonun sağlıklı işlemesi için strateji, organizasyon şeması, roller, sorumluluklar, yetkiler, iş akışları ve insan kaynakları uygulamalarının birbiriyle uyumlu olması gerektiğine inanıyoruz.
Organizasyon ve süreç tasarımı çalışmalarımızda kurumun bugünkü işleyişini analiz ediyor, gelecek hedeflerini dikkate alıyor ve büyümeyi destekleyecek uygulanabilir yapılar geliştiriyoruz.
Amacımız yalnızca yeni bir organizasyon şeması, görev tanımı veya süreç dokümanı hazırlamak değildir. İşlerin daha anlaşılır ilerlediği, sorumlulukların netleştiği, kararların doğru seviyelerde alınabildiği ve kurumsal bilginin kişilere bağımlı kalmadığı bir çalışma düzeni oluşturmayı hedefliyoruz.
Bir şirketin organizasyon yapısı, kuruluş dönemindeki ihtiyaçlara göre şekillenmiş olabilir. Ancak şirket büyüdükçe mevcut yapı yeni ürünleri, hizmetleri, lokasyonları, ekipleri ve yönetim ihtiyaçlarını desteklemekte yetersiz kalabilir.
Başlangıçta birkaç kişi tarafından yürütülen işler zaman içinde farklı birimlere dağılabilir. Yeni pozisyonlar oluşturulmasına rağmen roller arasındaki sınırlar yeterince açık tanımlanmayabilir. Bazı yöneticiler operasyonel ayrıntıların içinde kalırken bazı kararlar yetki belirsizliği nedeniyle sürekli üst yönetime taşınabilir.
Organizasyon ve süreç tasarımı çalışması, bu sorunların yalnızca görünen sonuçlarına değil, temel nedenlerine odaklanır.
Örneğin bir işin sürekli gecikmesinin nedeni çalışan sayısının yetersizliği olmayabilir. Sorun; sürecin doğru tanımlanmaması, onay adımlarının gereğinden fazla olması veya sorumlulukların farklı birimler arasında paylaşılmış bulunması olabilir.
Benzer şekilde, çalışanlar arasındaki performans farkı yalnızca bireysel yetkinliklerden kaynaklanmayabilir. Görev beklentilerinin açık olmaması, farklı yöneticilerin aynı rolden farklı sonuçlar beklemesi veya karar yetkisinin çalışanlara verilmemesi de performansı etkileyebilir.
Bu nedenle çalışmaya yalnızca organizasyon şemasına bakarak değil, işin gerçekte nasıl yürüdüğünü anlayarak başlarız.
Stratejik Planlama ve Organizasyonel Tasarım
Kurumun stratejik yönünü destekleyecek organizasyon yapısını değerlendirdik. Stratejik planlama, organizasyonel tasarım ve süreç geliştirme çalışmalarını birbirini tamamlayan bir yapı içinde ele aldık.
İnsan Kaynakları ve Tedarik Zinciri Süreç Analizi
İnsan kaynakları süreçleri ile tedarik zinciri yapısını analiz ettik. Süreç standartlarını oluşturarak işleyişin daha tutarlı hale gelmesini destekledik ve ihtiyaç duyulan dönemde tedarik zinciri fonksiyonuna geçici yönetim desteği (interim) sağladık.
Mağaza İnsan Kaynakları ve İş Süreçleri Geliştirme
Mağazalardaki insan kaynakları ve operasyonel iş süreçlerini inceledik. Günlük işleyişteki gelişim alanlarını belirleyerek süreçlerin sadeleştirilmesine ve standartlaştırılmasına yönelik öneriler hazırladık.
İnsan Kaynakları Süreçlerini Sadeleştirme ve Organizasyonel Güçlendirme
Mevcut insan kaynakları süreçlerini analiz ettik. Birbirini tekrar eden veya gereksiz iş adımlarını sadeleştirerek organizasyon yapısının daha etkili işlemesini destekledik.
Satış Organizasyonu ve Yetkinlik Gelişimi
Satış organizasyonunu ve süreç akışlarını yeniden yapılandırdık. Satış ekibinin ortak çalışma standartlarını tanımlayan satış el kitabını oluşturduk ve gelişim ihtiyacına uygun Satış Akademisi’ni tasarladık.
İş Değerleme ve Kariyer Yapısı
Rolleri sorumluluk, katkı ve yetkinlik gereksinimleri açısından değerlendirdik. Unvan yapısını, rol seviyelerini ve kariyer geçiş kriterlerini daha anlaşılır ve tutarlı hale getirdik.
İnsan Kaynakları Check-Up ve Gelecek Planlama
Mevcut insan kaynakları süreçlerini bütünsel olarak analiz ettik. Güçlü alanları ve gelişim ihtiyaçlarını belirleyerek kurumun gelecek planlarına yönelik öncelikli önerileri ve değerlendirmeleri sunduk.
Çalışmanın süresi kurumun büyüklüğüne, proje kapsamına, incelenecek fonksiyon sayısına ve ihtiyaç duyulan çıktılara göre değişir. Belirli bir sürecin analiz edilmesi daha kısa bir çalışma olabilirken organizasyon yapısı, görev tanımları ve insan kaynakları sistemlerinin birlikte ele alındığı projeler daha kapsamlı ilerler. Proje başlangıcında aşamalar, çalışma yöntemi, sorumluluklar ve tahmini takvim kurumla birlikte netleştirilir.
Organizasyon şeması, kurumun yapısını gösteren önemli bir araçtır ancak tek başına yeterli değildir. Şemadaki birimlerin ve rollerin sorumlulukları, karar yetkileri, raporlama ilişkileri ve süreçlerdeki görevleri de açıkça tanımlanmalıdır. Aksi halde şema değişse bile günlük işleyişteki belirsizlikler devam edebilir. Bu nedenle organizasyon tasarımını görevler, yetkiler ve süreçlerle birlikte ele alırız.
Görev tanımlarının yalnızca insan kaynakları ekibi veya danışman tarafından hazırlanması, uygulamadaki gerçekliği tam olarak yansıtmayabilir. Bu nedenle ilgili yöneticiler ve gerektiğinde rol sahipleriyle görüşmeler yapılır. Ancak çalışanların mevcut işleri olduğu gibi listelemekle yetinilmez. Rolün kurumun gelecekteki yapısında nasıl konumlanması gerektiği de değerlendirilir.
İnsan Kaynakları Check-Up çalışması yalnızca büyük şirketler için değildir. Hızlı büyüyen, kurumsallaşmak isteyen, insan kaynakları sistemlerini yeniden değerlendirmeyi planlayan veya hangi alandan başlaması gerektiğine karar veremeyen kurumlar için uygulanabilir. Çalışma, mevcut durumun bütünsel olarak görülmesini ve gelişim adımlarının önceliklendirilmesini sağlar.
Projenin kapsamına göre uygulama ve geçiş desteği sağlanabilir. Yeni organizasyon yapısının yöneticilere aktarılması, görev tanımlarının hayata geçirilmesi, süreç sahiplerinin hazırlanması ve uygulama planının takip edilmesi bu desteğin parçası olabilir. Amaç, hazırlanan yapıların doküman olarak kalmaması ve kurum içinde kullanılabilir hale gelmesidir.